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Todo list : sortir du paradoxe de la reine rougeLa todo liste, ou liste de choses à faire, est devenue un véritable totem au cours de ces dernières années.

Déclinée sous forme de carnets, d’applications pour smartphones ou ordinateurs, de post-it© ou tout simplement griffonnée sur un bout de papier, elle fait partie de nos vies.

Ceux qui ont lu “De l’autre côté du miroir“( la suite d’Alice au pays des merveilles), se souviendront certainement de ce passage au cours duquel Alice et la Reine Rouge se lancent dans une course effrénée et où la Reine dit à Alice :

« Ici, vois-tu, on est obligé de courir tant qu’on peut pour rester au même endroit. Si on veut aller ailleurs, il faut courir au moins deux fois plus vite que ça ! »

Alors, malgré nos listes, combien d’entre-nous éprouvent ce même sentiment d’immobilisme ? Courir après votre todo list vous fait-il avancer vers votre “ailleurs” ? Vous permet-elle de vous dégager du temps pour faire ce qui vous plaît vraiment… ou juste faire ce que vous “devez” faire ?

Comme beaucoup, c’est probablement la seconde proposition qui se rapproche de ce que vous ressentez tous les jours. Aussi, je vous propose de revisiter cette liste des choses à faire pour lui donner un autre sens. Un sens beaucoup plus personnel.

Retour sur l’objectif de la Todo List

Si la plupart s’en tiennent à une utilisation basique de cette liste, d’autres l’ont complexifié et érigé en véritable système. Ainsi, avec la méthode GTD de David Allen notre todo list devient un véritable outil de gestion des priorités.

Cependant, l’essentiel ne réside pas dans l’outil, mais bien dans ce que vous y mettez et surtout l’objectif que vous lui donnez.

Je ne reviendrais pas sur les méthodes de base qui vous expliquent que tout ne doit pas obligatoirement rentrer dans votre liste. En effet, le risque est que vous n’en veniez jamais à bout et, chaque semaine, que cette liste s’alourdisse du retard de la semaine précédente.

Dans ces conditions, la méthode génère plus de frustrations qu’elle ne produit de motivation. C’est sans aucun doute la première cause d’abandon après quelques semaines.

Toutefois, il existe un moyen assez simple d’éviter ce premier écueil : se souvenir de pourquoi nous faisons cette liste.

En effet, la plupart du temps nous oublions le véritable objectif que nous nous sommes fixé : dégager du temps pour faire ce qui nous plaît nous motive, nous fait plaisir, nourri notre esprit et nous grandi.

Or, si vous regardez vos listes, le plus souvent ce ne sont que des choses que vous pensez devoir faire pour des raisons de contraintes sociales comme nous l’avions déjà abordé dans article précédent sur les Bullet List et le fait d’être débordé.

Bienvenue dans le monde d’Alice et du paradoxe de la reine rouge ! Vous courrez vite, faites un nombre incalculable de choses… mais vous restez immobile. Et, naturellement, le sentiment de devoir courir deux fois plus vite pour arriver là où vous le souhaitez vous décourage.

Du bon usage de sa liste des choses à faire

Maintenant que nous avons rappelé le véritable objectif de cette liste, à savoir se dégager du temps pour soi, nous allons devoir apprendre à faire le tri dans nos listes.

Si vous vous attendiez à ce que je vous parle de la matrice d’Eisenhower, vous allez être déçu. En effet, aussi simple et puissant que soit cet outil, pour moi il présente un défaut énorme : il se base sur les notions d’importance et d’urgence.

Or, ces deux notions ont le plus souvent perdu toute signification. Nous vivons en permanence dans un état d’urgence. Tout doit être immédiat. De même, sur quelle base définissons-nous l’importance ? Est-ce important parce que c’est ce que nous pensons que l’on attend de nous et que nous nous sentons obligés d’y répondre pour nous conformer à une norme ?

Bref, vous l’aurez compris, ces notions d’urgence et d’importance sont à mon avis le meilleur moyen de retomber dans le paradoxe de la Reine rouge.

Cependant, l’idée d’utiliser une matrice pour catégoriser ce que l’on ajoute à notre liste (ou pas) reste une bonne idée. Il faut simplement changer les axes. C’est ce que propose Michael Hyatt en remplaçant “urgence” et “importance” par “Passion” et “Compétence”.

Petit exercice préparatoire

Avant d’aller plus loin, je vous propose un premier exercice préparatoire en deux phases :

  1. Prendre du recul sur vos objectifs.
  2. Faire le bilan sur vos tâches.

Si vous voulez mesurer toute la portée de la méthode, le principe est le même que pour la sophrologie : il faut essayer. Il faut la vivre pour en mesurer les effets réels.

Je vous invite donc à prendre un stylo, une feuille blanche et un bloc de post-it©. C’est bon, vous avez tout… alors, soyez honnêtes avec vous-même et allons-y.

Prendre du recul sur vos objectifs – 10 min + 10 min

L’objectif de cette première étape est de (re)définir pourquoi vous souhaitez libérer du temps. Même si vous êtes persuadé de le savoir, prenez le temps de faire cet exercice.

Dans un premier temps, je vous propose de vous couper de vos préoccupations actuelles, de les mettre en pause quelques instants. Pourquoi cela ? Juste pour éviter qu’elles n’influencent vos choix.

Pour cela, je vous propose tout simplement une petite méditation de 3 minutes en cliquant sur ce bouton :

      Chassez le négatif

Maintenant, je vous invite à fermer les yeux et à compléter la phrase suivante : n’ayant plus aucune contrainte, je décide d’utiliser mon temps libre pour ….. , car cela m’apporte….

Essayez de visualiser cette situation. Regardez-vous agir et ressentez ce que cela vous inspire. Votre idée change ? Accueillez vos nouveaux objectifs, visualisez la scène, ressentez ces nouveaux sentiments.

Faites l’exercice pendant quelques minutes puis notez sur la feuille blanche la ou les (3 maximum) choses que vous avez décidé de faire et qui vous ont apporté la pus grande satisfaction.

Pliez et rangez cette feuille pendant 8 ou 10 jours, donnez du temps au temps… puis refaites ce même exercice. Il se trouvera très certainement des points communs, des envies persistantes. Commencez donc par cela comme premier objectif. C’est ainsi que j’ai décidé de donner plus de temps à ma passion pour l’aquarelle.

Faire le bilan sur vos tâches

Cette seconde phase va être facilitée si vous avez déjà votre todo list. Dans ce cas, notez chaque tâche répétitive sur un post-it©. Quand je dis répétitive, c’est qu’elle se produit au moins une fois par mois durant l’année.

Si vous n’avez pas de todo list, prenez quelques minutes pour lister toutes ces tâches qui font votre quotidien.

Dans les deux cas, ne notez qu’une tâche par post-it©. Utilisez toujours un verbe à l’infinitif pour commencer votre phrase et, quand cela est possible, incluez la fréquence : “écrire un article par semaine”, “payer la facture XXX tous les mois”…

Dernier conseil : n’oubliez pas d’y inclure toutes les obligations chronophage que vous vous imposez : “rester disponible pour le travail jusqu’à 19h”, “Répondre à mes mails le week-end”, “Rendre visite à YYY tous les week-ends”…

Faire le tri

Rendez-vous dans une semaine pour le second volet de cet article. Je vous proposerai une méthode pour trier ces tâches et des pistes de réflexion pour savoir qu’en faire. Mais surtout comment réussir à enfin dégager du temps pour vos vrais objectifs.

D’ici là, retravaillez vos objectifs, peaufinez vos tâches. Ne vous limitez pas. Ne vous censurez pas. Ne soyez pas effrayé par le nombre, jouez le jeu !