Faire le tri dans sa ToDo list : le chemin vers la liberté

Nous voici arrivés à l’étape du tri dans notre ToDo list.

Nous allons enfin comprendre comment sortir du paradoxe de la Reine rouge et dégager du temps pour ce faire ce qui est réellement important. Pour nous consacrer à ce qui nous nourrit et nous grandit intellectuellement et dans notre humanité.

En premier lieu, une recommandation : si vous n’avez pas pris connaissance du premier volet de cet article, faites-le dès maintenant.

En effet, pour saisir la portée de ce qui suit, il est important d’être au clair sur les objectifs poursuivis.

De même, ce premier article rétablit quelques points essentiels sur la bonne utilisation de la ToDo list. Ce qui donne toute son importance au tri que nous allons effectuer.

La méthode de tri

Dans l’article précédent, je vous montrais les défauts induits par la matrice d’Eisenhower. Pour ces raisons, je vous proposais l’approche de Michael Hyatt qui remplace « urgence » et « importance » par :

• Passion
• Compétence

Dans ces conditions, notre première étape de tri sera donc de classer tous vos Post-its© selon ces deux axes.

Classer

Vous allez maintenant reprendre chaque post-it©, un à un, et ajouter une indication sur la passion et la compétence que vous avez pour chacun d’entre eux.

Restons très basic pour ce premier tri. Indiquez simplement « P+ » si vous avez une attirance pour cette tâche, et « P- » dans le cas contraire.

Idem pour votre niveau de compétence. Ainsi un simple « C+ » sur les tâches que vous maîtrisez et un « C- » sur les autres suffiront. Attention tout de même de ne pas céder syndrome de l’imposteur.

Regrouper

Pour cela, vous allez avoir besoin d’une grande feuille (type paperboard) ou d’un tableau, ou encore de n’importe quelle surface sur laquelle vous pouvez matérialiser des séparations.

En effet, nous allons tracer 2 axes qui se croisent à 90°.

• Un axe vertical qui représente la passion.
• Un axe horizontal pour la compétence.

À titre d’exemple, lors d’un exercice similaire en entreprise, nous avons utilisé un mur comme support et du ruban de masquage (utilisé par les peintres) pour matérialiser ces axes. Cela fonctionne parfaitement et donne toute la place nécessaire quand le paquet de Post-its© de départ est volumineux.

Ces axes permettent de matérialiser 4 zones bien distinctes qui sont, en partant du haut à gauche et en tournant dans le sens des aiguilles d’une montre :

1. La zone de distraction : vous y classerez toutes les tâches qui vous intéressent, mais pour lesquelles vous manquez de compétence et/ou de savoir-faire. C’est-à-dire tous les Post-its© classés « P+ C-« 
2. La zone de plaisir : notre zone préférée ! C’est là que se trouvent toutes ces choses que vous aimez et pour lesquelles vous avez développé des compétences. C’est ce qui vous passionne et vous motive. Ce sont les Post-its© classés « P+ C+ »
3. La zone de désintérêt : vous avez toute la compétence pour effectuer les tâches, mais vous n’y voyez aucun intérêt. Cela ne vous apporte rien. Vous n’avez pas le choix. C’est souvent la zone des obligations. On y retrouve tous les Post-its© classés « P- C+ »
4. La zone de corvée : tout est dans le nom ! effectuer les tâches que l’on y retrouve relèvent souvent de l’épreuve ou de la pénitence. Ce sont les Post-its© classés « P- C-« 

C’est bon ?  Tous les post-it© sont triés et regroupés dans leur zone respective ? Alors, prenez votre téléphone et faites une photo ! Gardez une trace de votre situation de départ.

Du tri à l’action

D’abord, je vous rappelle l’objectif de cet exercice : dégager du temps libre pour vous concentrer sur les tâches qui se trouvent dans la zone de plaisir.

Toutefois, il nous faire face à quelques contraintes et règles auxquelles nous devrons nous soumettre durant ce tri.

En premier lieu, aussi évident que cela paraisse, il faut se rappeler que notre temps n’est pas infini. De plus, une partie de ce temps doit être consacré à prendre soin de soi : le sommeil, les repas, l’hygiène.

À quelques exceptions près, votre vie sociale et affective se retrouvera certainement dans la zone de plaisir. Elle ne fait donc pas partie des contraintes, car elle peut (et doit) être maximisée.

Il existe d’autres règles, mais le plus simple est de les aborder dans leur contexte. Nous reviendrons donc dessus plus tard.

Ceci étant dit, commençons à tailler dans la masse. Pour chacune des tâches des zones autres que la zone de plaisir, l’exercice consiste à appliquer l’une des 3 actions suivantes :

1. Éliminer
2. Automatiser
3. Déléguer

Éliminer

Il faut être clair : trier c’est choisir, et choisir c’est renoncer. Je suis consciente que cet exercice est probablement difficile, mais il est nécessaire. Je vous rappelle que nous avons vu dans un article précédent, que faire des choix repose sur notre capacité à en assumer les conséquences.

C’est pourquoi, à partir de maintenant, je vous invite à oublier l’idée de « devoir systématique ». Non, vous ne « devez » pas faire. Vous choisissez de faire. Acceptez de réévaluer, de remettre en cause chacune des raisons pour lesquelles vous faites ces choses. Quelles en sont les conséquences sur votre objectif si vous les faites… et quelles sont les conséquences si vous arrêtez de les faire ?

Bien entendu, nous avons tous des obligations légales et morales. Il nous faut donc sortir de ce tri toutes les tâches qui, si elles n’étaient pas accomplies, risqueraient de nous mettre en délicatesse avec la justice, l’administration ou nos proches. Mais regardez bien… elles ne sont pas si nombreuses !

D’abord, on commencera par la zone de corvée. Puis la zone de désintérêt.

Par contre, j’attire votre attention sur la zone de distraction. Soyez prudent dans vos choix. En effet, on trouve souvent dans cette zone tout ce qui relève de l’apprentissage. Vous ne maîtrisez pas encore, mais cela vous plaît. Un tri trop sévère dans cette zone risque de vous priver de nouveaux savoirs. Vous risquez d’éliminer des choses qui à moyen ou long terme, pourraient basculer dans la zone de plaisir.

Vous avez identifié toutes les tâches que vous pouvez supprimer ? Bravo, retirez-les et ne les faites plus. Si vous avez fait une erreur, vous le saurez vite. Dans le cas contraire, vous avez déjà gagné un temps précieux.

Automatiser

Derrière ce terme se cache l’idée de perdre un minimum de temps à faire ces tâches. Parfois il est possible d’automatiser à l’aide d’un logiciel ou d’un outil. Dans d’autres cas, choisir de s’organiser différemment suffit.

Les adeptes du batch cooking le savent, on peut manger sainement toute la semaine sans y passer des heures tous les jours. Pour mon activité professionnelle comme pour ma gestion personnelle, j’ai adopté un certain nombre de courriers, formulaires et documents standard. J’ai automatisé la newsletter de ce blog.

Bref, je gagne du temps. Est-ce que cela déshumanise mes relations ? Non, au contraire ! Celles et ceux qui me sollicitent par mail le savent, je prends le temps de répondre et d’échanger. J’ai fait le tri pour libérer du temps pour ce qui est vraiment important.

Vous avez identifié toutes les tâches que vous pouvez automatiser ? Bravo, marquez-les d’un grand « A » et regroupez-les dans un coin de leurs cases respectives.

Déléguer

Si vous restez persuadé que l’on est jamais aussi bien servi que par soi-même, alors je ne peux rien de plus pour vous. Votre tri s’arrête ici, et vous perdez un temps précieux.

Déléguer ne se résume pas à faire faire par les autres. À repasser la patate chaude dans l’urgence. Déléguer c’est aussi savoir à qui et savoir exprimer ses attentes. C’est aussi organiser et planifier. Parfois, cela inclut également une transmission de connaissance. Et, parce que l’on reste responsable de ce que l’on délègue, cela demande de la confiance et du lâcher-prise, bref de sortir de sa zone de confort.

Chez vous, comme en entreprise, vous pouvez déléguer en interne comme en externe. Le premier reflex que nous avons tous est d’écarter le choix de la délégation externe. En effet, nous pensons que faire, ou demander à ses proches de faire, ne coûte rien.

C’est faux ! Croyez-le ou non, les deux ont un prix. Il est souvent plus facile de solder ses factures en externe qu’en interne. Surtout quand votre ado vous rappelle à vos promesses ou qu’il faut solder les vieux comptes entre fratries.

Déléguer c’est aussi se poser la question de la valeur de votre temps. De celui que vous passez dans les zones de corvée ou de désintérêt, comme celui que vous souhaitez passer dans la zone de plaisir.

Vous avez identifié toutes les tâches que vous pouvez déléguer ? Bravo, marquez-les d’un grand « D » et regroupez-les dans un coin de leurs cases respectives.

Un travail permanent

Avant d’aller plus loin, listez « A ». Il vous faut mettre en place les routines et techniques pour les automatiser. Faites de même avec celles marquées d’un « D », car vous devez trouver à qui et comment les déléguer.

Maintenant, comparez avec votre photo de départ… et savourez ! Entre les tâches éliminées, les « A » qui prendront moins de temps et les « D » beaucoup moins de temps, vous avez fait un tri sévère et visible.

Si ce n’est pas le cas, je vous invite à reconsidérer votre sentiment d’obligation. C’est souvent là que les choses coincent. Aimez-vous moins quelqu’un parce vous ne l’appelez plus 30 minutes tous les jours ? Questionnez toutes ces choses pour lesquelles vous vous sentez obligé.

Pour chaque nouvelle tâche, faites le même exercice. Regardez où la positionner. Posez-vous les mêmes questions.

De temps en temps, n’hésitez pas à reprendre votre tableau. Les choses changent. Les tâches peuvent bouger.

Mais maintenant, profitez de votre temps libre !